A milliókért mozdulni kell!

Magyarországon 6,5-20 milliárd forintnyi megtakarítást lehetne elérni éves szinten, de a legtöbben nem lépnek, inkább versenyhátrányt szenvednek.

Válság idején a cégek erős nyomás alatt vannak, hogy csökkentsék a működési költségeiket, a legtöbb cég mégsem ér a lehetőséggel a nyomtatás terén, pedig ez nem jelent feltétlenül újabb kiadásokat. A mai nyomtatási megoldások között akadnak olyanok, melyek megteremtik a lehetőséget az állami és magáncégeknek egyaránt, hogy jelentős nyomtatási költség megtakarítást realizáljanak, növelve versenyképességüket.

Az OKI Printing Solutions megbízásából a piacvezető független gazdasági tanácsadó cég a Centre for Economics and Business Research (cebr) által az EMEA régió 23 országára – Magyarországra is – kiterjedően végzett vizsgálat alapján ráadásul ezek az eszközökben és humánerőforrásban megjelenő megtakarítások a szervezetek nyomtatási feladatait tekintve minőségi kompromisszumok nélkül megvalósíthatóak. A felmérés kimutatta, hogy a vizsgált országokban – többek között az Egyesült Királyságban, Németországban, Franciaországban, Olaszországban, Spanyolországban, valamint számos Közép-európai országban és a Közel-Keleten – a szervezetek közel 260 milliárd dollárt költenek évente nyomtatásra, beleértve a mintegy 76,8 milliárd dollárnyi külső cég megbízásával elvégzett nyomtatást. Ez több mint Írország teljes GDP-je.

A költségcsökkentésen felül a nyomtatás kezelésben végrehajtott változtatásoknak a környezetre gyakorolt hatása is jelentős lenne, a felesleges szállítás és hulladék termelés kiküszöbölése okán. Magyarországon közel évi 13 ezer tonnával kevesebb széndioxid kibocsátást eredményezhetne, ami 3500 személyautó éves környezetterhelésével egyenértékű.

A megtakarítások egyik útja, hogy a külső, kényszerűen nagy példányszámú nyomdai megrendeléseket házon belüli nyomtatással oldják meg a cégek. Ez minőség alku nélkül lehetséges számos mai irodai nyomtatóval, ahogy erről cikkünkben be is számoltunk. Kiemelten hasznos lehetőség a levélpapír vállalaton belüli előállítása is. További megtakarítások érhetőek el a ráfordított idő és a nyomtatási eszköz, illetve a papírmennyiség-felhasználás optimalizálásával. Sok esetben beruházás nélkül, a nyomtatók pontos beállításával a papírhulladék mennyisége és az időveszteség is csökkenthető.

A tanulmány két fő trendre tér ki, amelyek elősegítik a cégek számára a házon belüli hatékony dokumentum nyomtatást. Elsőként: a cégek a legtöbb dokumentumot elektronikus formában osztják meg, akár az interneten akár e-mail formájában, ennek eredményeképpen a dokumentumok gyorsan kézbesíthetők és azonnal nyomtathatók, ha szükséges. Ahol ez nem így van, vagy csak részben, ott először nyilván ezen a területen kell tevékenykednünk, mielőtt tovább léphetnénk.

Másodszor, ahogy a nyomtatási technológiák fejlődnek, úgy a házon belüli nyomatminőség megközelíti a nyomdait, emellett olyan – sokszor ki nem használt – szolgáltatásokat biztosítanak a nyomtatók, melyek komoly optimalizálásra, spórolásra adnak lehetőséget.

Ilyen például az igény szerinti nyomtatás, a megfelelő időben és kizárólag a szükséges mennyiségben. Az új OKI MC860 készülék például lehetővé teszi, hogy a felhasználó pinkóddal azonosítsa magát és csak ezt követően kezdődik meg a tényleges nyomtatás. Ez nem csak biztonságos a bizalmas adatok szempontjából, de kiküszöböli azt a gyakori hibát, hogy a felhasználók gyakran indokolatlanul nyomtatnak és a munkanap végére elhagyott dokumentumok tucatjai várják gazdáikat, mindhiába.

 Érezhető megtakarítást és biztonságot ad a pinkód használata,
amire alapkiépítésben is lehetőséget nyújt az OKI MC860

Sokat faraghatunk a költségeken egy hathatós nyomtatásvezérlő programmal, mely segít a felhasználók nyomtatási szokásainak pontos feltérképezésében és segítségével a felügyelet is ellátható. Ilyen az OKI PRINT CONTROL, mely egy könnyen használható, nagy teljesítőképességű szoftver a nyomtató használatának és nyomtatási költségeinek követésére és elemzésére. Képes arra, hogy a nyomtatás költségeit papírár, kellékanyag költségek alapján felhasználónként és nyomtatónként kiszámolja, sőt ennek alapján akár személyre szabott korlátozást is foganatosíthat. Ez a segédprogram letilthatja a színes nyomtatást és csak fekete-fehéret engedélyezhet, korlátozhatja a nyomtató használati időtartamát, csakúgy, mint az időegységenként nyomtatható lapok számát. Személyre szabott korlátokat állíthatunk a kiszámított költségek alapján is. A használati statisztikák alapján kikalkulált költségeket rá lehet terhelni a felelős osztályokra egy intézményen belül. Az OKI PRINT CONTROL a legtöbb OKI Printing Solutions nyomtatóval együttműködik.

 OKI B4525 MFP: duplex másolat egyoldalas eredetiről

Sokszor ott hever a lehetőség a takarékoskodásra az igazán olcsó készülékek esetében is, csak nem használjuk ki. A belépő szintű nyomtatók esetében is rendelkezésünkre áll a festéktakarékos üzemmód, amit – a duplex nyomtatással egyetemben – érdemes alapértelmezetté tenni az egész vállalatnál. Takarékoskodhatunk még a nem túl helypazarló dokumentum elrendezésekkel, A4-es dokumentumok 2 oldal egy lapra nyomtatásával és más egyéb apró fogásokkal is.

A cebr felmérés alapján a belső nyomtatás menedzsment fejlesztése világszinten akár 6,2-19,6 milliárd dollár, míg hazánkban 6,5-20 milliárd forint megtakarítást eredményezhetne a házon belüli nyomtatás hatékonyabb kezelése. Magyarországon a legnagyobb mértékű megtakarítás a közigazgatásban realizálható, 3,998 milliárd forint, míg az oktatási szektor 2,795 milliárd forintot tudna így megtakarítani. Hosszú távon a változtatások mérhető emelkedést eredményezhetnek a GDP-ben, a befektetések számában továbbá a fogyasztói keresletben. A tanulmány szerint a hatékonyabb nyomtatásra való áttérés akár több mint 33 milliárd forinttal növelheti a GDP-t, a nettó exportot pedig 2,6 milliárd forinttal. A kérdés csak az, hogy ez a verseny előny nálunk, vagy a konkurenciánál realizálódik-e elsőként

Szeretne még több nyomtató tesztet, tippet, trükköt és hasznos ötletet olvasni?
Irány a PC World Nyomtatóbázis!