Spóroljunk az utazással - hogyan kell webes konferenciát szervezni?

A több telephellyel rendelkező országos vállalatok vezetőinek talán nem kell ecsetelni, hogy mindkét szempontból mekkora kiesést jelent egy-egy megbeszélés. Ha egy zalaegerszegi, vagy szegedi területi képviselőnek folyamatosan hetenként kell feljárkálnia a fővárosban, az a realitás talaján maradva egy elvesztegetett munkanap, hiszen ekkor gyakorlatilag csak a tanácskozás során végez hasznos munkát –jobb esetben 2-3 órát – a többit pedig utazással tölti. S ekkor még nem is beszéltünk a benzinpénzről, amit valakinek meg kell fizetnie.

Ezen problémákra jelent megoldást a webes konferencia, amelyen keresztül áthidalhatóak a földrajzi távolságok, valamint a megbeszélés résztvevői pár kattintással összegyűlhetnek. Ezek ellen gyakori érv a cégvezetők körében, hogy szükség van a személyes találkozásra. Társas lények vagyunk, így ezt nem is vonjuk kétségbe. Ám mi van akkor, ha a havi négy megbeszélésből kettőt személyesen, kettőt pedig online bonyolítunk le? Csak a szegedi kollégával számolva nyerünk havonta legalább másfél munkanapot, amelyet az adott dolgozó hasznosan tölthet el, illetve a Budapest-Szeged benzinköltség négyszeresét nem kell kifizetnünk. A két város között lévő körülbelül 170 kilométerrel, és például egy kilométerenként 5 literes autó fogyasztásával számolva ez több mint 14 ezer forintot kóstál egyetlen egy dolgozóra levetítve.

Ezzel szemben ott áll az Office 365 a körülbelül 1500 forintos felhasználóként fizetendő havidíjával, amely több fontos komponenst is tartalmaz (a csomagról a Megoldás Magazin oldalán bővebben is olvashat) köztünk a számunkra most lényeges Lync Online szolgáltatással együtt. Az egységes kommunikációs megoldás több előnyt is tartogat a cégek számára, ám mi a funkciók közül csak egyre koncentrálnánk: a webkonferenciára. A Microsoft szolgáltatásként kínált webes konferenciakezelő megoldásával a szervezetek valós idejű internetes megbeszéléseket folytathatnak, webes céges tréningeket tarthatnak, illetve a világhálón keresztül közvetíthetik az eseményeiket.

A Lync Online előfizetői így például előadást tarthatnak a számítógépük ellőtt helyet foglaló kollegáknak, projekteket indíthatnak el, ötleteket gyűjthetnek munkatársaiktól, illetve csoportmunkában közösen szerkeszthetnek dokumentumokat. Ráadásul a cég belső munkatársai mellett a külső partnerek is bevonhatóak e cselekményekbe, mivel a meghívás e-mail cím alapján történik. Mindezt az utazással együtt járó költségek töredékéért, kényelemesen, az irodában ülve.

A megoldás teljes interaktivitást biztosít, azaz a Lync felületén a résztvevők natív videó-konferenciát is tarthatnak, ahol minden jelenlévő a webkamerája segítségével jelenhet meg akár kiemelkedő képminőséggel is. Az egy személy által tartott előadás mellett – mikor a többi résztvevő csak passzív megfigyelőként van jelen – lehetőség van közös megbeszélésre is, mikor a Lync kliense mindig az aktív felszólaló képét jeleníti meg a főablakában. A közös felület ennek megfelelően nem csak a prezentációmegjelenítést támogatja, hanem a csoportmunkát is, így a konferencia tagjai akár egyszerre is szerkeszthetnek egy megosztott dokumentumot. Az egységes kommunikációt segíti e mellett, hogy a kliensben lehetőség van csevegő szobák kialakítására, valamint az állapotjelzők segítségével a passzív résztvevők bármikor jelezhetnek az éppen aktív, beszélő tagjuk számára.

A Lync ezen felül számos előnyt kínál, például képes megteremteni a távmunka felületeit is. Ráadásul ekkor az Exchange és a SharePoint Online szolgáltatásokról nem is emlékeztünk meg, amelyekkel a fenti két összegből számolt körülbelül 12 ezer forintnál jóval többet takaríthatunk meg cégünk számára.