Kukába dobott milliárdok?

A „papírmentes iroda” illúziónak bizonyult – a legtöbb cégnél ma szinte lehetetlen kinyomtatott dokumentumok nélkül dolgozni. A nyomtatókat vagy multifunkciós készülékeket ugyanakkor általában csak használják, de nem felügyelik, nem menedzselik a vállalatok - a feleslegesen kinyomtatott oldalak, elpazarolt papír miatt több millió forint landol a szemétkosárban.
 
A vállalatok az éves árbevételüknek három százalékát költik közvetlenül a nyomtatásra, ez a kapcsolódó költségekkel együtt olyan sok millió forintot  jelenthet, amelyet érdemes megvizsgálni válság idején. Az IDC megállapítása szerint a dokumentumok létrehozásának, rögzítésének, tárolásának, előhívásának, megosztásának és kinyomtatásának költségei elérhetik a a céges árbevétel öt-tíz százalékát is. Egy egymilliárd forintos éves árbevételű cég esetében a nyomtatással kapcsolatos költség tehát évente harminc-ötven-,  illetve százmillió forint is lehet.

A Lexmark szakértői szerint a most bejelentett Managed Print Services (MPS) szolgáltatások használatával a dokumentumok előállításának különböző részköltségeit felével-harmadával lehet csökkenteni, és tonnaszámra papírt megtakarítani. Az ellenőrzés hatására 36 százalékkal kevesebb nyomtatási szemét keletkezik a vállalatnál.

Fontos adalék, hogy a nyomtatásból adódó ökológiai lábnyom nyolcvan százalékát a papírfelhasználás teszi ki, ehhez a nyomtatófesték 6 százalékkal, az energia 8 százalékkal, a szállítás 0,4, az előállítás pedig 5,6 százalékkal járul hozzá.

A Lexmark példája szerint egy olyan vállalatnál, ahol 81, jelszóval nem védett gépen 1,14 millió oldalt nyomtatnak az alkalmazottak, évente 162 festékkazetta fogy el. Racionalizálással a 81 helyett 13 nyomtató is elég - igaz, ezeket jelszóval kell védeni. Az MPS szolgáltatás használatával a korábbi példa alkalmazottai csak 883 435 oldalt fognak nyomtatni – mintegy feleannyi papírra, mint azelőtt, ha a kétoldalas másolás az előírás a vállalatnál. Ekkor 103 festékkazetta fogy évente.



A nyomtatók számának csökkenése 43 százalékos költségcsökkenést jelent, a papírköltség a felére csökken, a nyomtatófestékre pedig mintegy harmadával (29%) kell kevesebbet költeni. Így 76 százalékkal kevesebb energia fogy, több mint két tonna (2 395 kg) papírral kevesebbet használ el a cég, és 36 százalékkal kevesebb hulladék keletkezik.

Az IDC becslése szerint dokumentumkezelési- és menedzselt nyomtatási szolgáltatásokkal az összköltség akár harminc-negyven százalékkal is mérsékelhető. Ezzel együtt az optimalizált dokumentumkezelés és ügyviteli folyamatok a termelékenységet és a hatékonyságot is nyilvánvalóan javítják.

Becslések szerint a sok papírt használó vállalatoknál az alkalmazottak havonta átlagosan ezer oldalt nyomtatnak vagy másolnak. És a nyomtatott, illetve másolt oldalak száma évről évre nő, ami a vállalat költségeit növeli. Ha a vállalatvezetés nem tudja, mennyi időt és pénzt fordítanak papír alapú dokumentum előállításra, akkor növelni kell a kontrollt.