Kirúghatnak-e egy e-mail miatt?
A munkahelyen nem érdemes magánlevelezést folytatni, a biztonsági szűrők ugyanis könnyen leleplezhetik az óvatlan álláskeresőt, vagy az illetéktelen "adatmentőt". Beletekinthet-e személyes elektronikus leveleinkbe a munkáltatónk?
Kategóriák: Kommunikáció, Karrier, IT-védelem
Szerző: Turcsán Tamás
2008. augusztus 13.
A lebukásához elég néhány árulkodó email, s a munkahelyi elektronikus levelezésünk miatt, - akár személyes, akár üzleti - komolyabb konfliktusokba keveredhetünk főnökeinkkel, esetleg még munkahelyünket is elveszthetjük.
Annak ellenére, hogy ma már a legtöbb cég szabályokhoz köti az e-mailezést, a dolgozók nagy része továbbra is óvatlan a munkahelyén. Az msnbc.com felmérésében résztvevők 14 százaléka azt vallotta, hogy továbbra is rendszeresen küld személyes e-maileket a munkahelyéről, 31 százalék gyakran, és 50 százalék néha vagy alkalmanként. Mindössze csak 9 százalék állította azt, hogy soha. (A hazai adatok ezekből az értékekből becsülhetők.)
Még ha legtöbben meg is ússzák, a cégek így is gyakran használják fel az e-mail kérdést, amikor elbúcsúznak egy-egy kollégától. Az amerikai Management Association and the ePolicy intézet által végzett felmérés szerint a munkaadók több, mint fele e-mailben való visszaélés miatt szabadul meg egy-egy dolgozótól. Szerencsére a hazai helyzet ennél sokkal szerencsésebb, pontosabban a régi rossz beidegződések miatt a munkavállalók nagy része elfogadja akkor is a közös megegyezéses felmondást, amikor az nagyrészt indokolatlan.
Az amerikai felmérés további eredményei szerint a cégek 43 százalékaa megfigyelés alatt tartja a dolgozók levelezését, sőt ezen cégek 73 százaléka valamilyen modern technológiával, 40 százaléka pedig egy erre kijelölt személlyel nézeti vagy olvastatja át az e-leveleket. Ez egész pontosan azt jelenti, hogy a „Nagy Testvér" rémálom megvalósulóban.
Persze az e-mailezés szabályai is változnak és már az email-etikett szabályzata is a végső formájához közelít. Olyan világban élünk, ahol az elektronikus cselekedeteinket könnyű megfigyelni és nyomon követni. A harc a magánügy és a cég megfigyelésre vonatkozó jogai között egyre élesebb: repkednek a perek, karrierek törnek ketté megfigyelt számítógépek és Blackberry-k miatt.
Érdemes tehát odafigyelni a következő dolgokra mielőtt megnyitjuk a postafiókunkat:
Az e-mail postafiók nem a sajátunk?
A technológia úgymond túlnőtt a törvényeken. „Az öltözködési és a hivatali viselkedés szabályai, lassan, évtizedek alatt alakultak ki, az e-mailezés viszont egy szempillantás alatt tört be az életünkbe" mondja William Nolan Amerika egyik ismert HR szakértője. A tulajdonlás alapvető joga itt is érvényes. „Itt ugyan nem a személyes tulajdonunkról van szó, a cég irodájukban, a cég íróasztalánál ülünk, a vállalat számítógépein dolgozunk, de a leveleink, a magán e-mail címünk mindenképpen személyes és bizalmas." - mondja Nolan.
Szavak szabadsága?
Túl könnyedén küldünk üzeneteket. „Olyan üzeneteket küldünk néha el, amit memóban sosem küldenénk szét" mondja Nolan. Amikor ezek az ügyek a bíróságra kerülnek, a munkáltatónak nehéz dolga van, hiszen a bíró azt gondolhatja a törvény a munkaadót védi, mert az e-mailt az ő gépén küldték, az ő cégénél.
Otthoni munkahely
Ha a munkahelyi e-mailezés szabályzata még nem lenne elég, az otthonról dolgozók kérdése még bonyolultabb. Tegyük fel, hogy a saját Blackberrynkről dolgozunk, de a céges számítógépről származó üzenetek, a saját eszközünkön hívjuk le otthon már másféle problémákat okozhat az e-mail kérdésben. Érdemes tehát átgondolni mielőtt megnyitunk vagy elküldünk egy e-mailt, hogy mit szólna a főnököm, ha most itt állna és látná ezt. A megfigyelt rendszerek többségében a cégek biztonsági és üzleti értékek védelmére hivatkozva szűrik a tartalmat, persze egy vállalat érdeke lehet az is, hogy a kevéssé lojális alkalmazottakat kirúgja.
Csak mert megtehetjük...
Nem jelenti azt, hogy feltétlenül meg kell tennünk. Sok munkapszichológus szerint az email a termelékenység ellentéte, és ha nem vagyunk elég termelékenyek, az kirúgáshoz vezethet. „Akadhat olyan problémánk, amit telefonon 2 perc alatt megoldhatunk, e-mailen keresztül viszont eltarthat 5-8 email váltásig és néhány napig is" - állítják az elektronikus kommunikáció ellenzői. Az e-mail remekül használható konfliktuskerülésre, leegyszerűsítve a dolgot, amíg e-mailezünk (főleg személyes ügyben), addig a munka nem halad. Persze az e-mail lehetőségeit legtöbben nem így értelmezzük.
Nincsenek titkok
A legtöbb napvilágra került ügy jó bizonyíték arra, hogy még nagymenőket is kirúghatnak privát e-mailezésért. Van valami személytelen e-mailezésben, hiszen amikor elküldjük nem gondoljuk, hogy a címzetten kívül más is olvashatja, és így persze kifecsegünk olyan dolgokat is amiket amúgy sosem osztanánk meg a munkahelyünkön. A tanácsadók szerint, pont itt van a probléma gyökere.
Ezért legjobb, ha úgy küldjük az üzenetek, hogy közben azt gondoljuk, hogy pont az a személy fogja elolvasni, akinek egyáltalán nem kellene.
Elmentett jelszó
Különösen bonyolult a helyzet, ha valaki már nem alkalmazott, de még működik a postafiókja. Ennek oka lehet egy elfelejtett hozzáférés, jelszó, azonosító. Ilyenkor elég nagy biztonsági kockázatot jelent a már kilépett munkatárs. Az adatszivárgás, az adatlopás és az ipari kémkedés egyre nagyobb szerepet kap a biztonsági kihívások között. Érdemes tehát odafigyelni, kinek van hozzáférése a különböző adatokhoz.
A tiszta megoldás
A szakértők szerint a legtöbb ember rendelkezik gyors internet kapcsolattal otthon is, egyáltalán nem arról van szó, hogy a munkatársnak muszáj hozzáférnie az e-mailjeihez akár még a munkaadóján keresztül is. A magán leveleinket tehát legjobb, ha otthonról, saját gépünkről küldjük. Ekkor legalább a cégünk nem látja, hogy miről levelezünk, persze ez nem jelenti azt, hogy csak az olvassa majd sorainkat akinek szántuk.
gt
2008-08-15 10:18:47