Excel-kisokos - Pivot táblák
Egy cég tevékenysége során folyamatosan termelődnek az adatok, amelyek összesítése és megfelelő formában való tálalása létfontosságú, ellenkező esetben elveszünk az információ tengerében.
Kategóriák:
Szerző: Tatai István
2011. július 27.
A kimutatás (Pivot tábla) egy olyan speciális táblázat, amelynek segítségével gyorsan összesíthetünk, rendezhetünk nagy mennyiségű adatot. A sorok és oszlopok megfelelő kiválasztásával, valamit az összesítés típusainak megválasztásával többféleképpen összesíthetjük a forrásadatokat, ezáltal különböző többletinformációkra tehetünk szert. Ennek a táblázatfajtának a használata akkor célszerű, ha olyan adatbázisunk van, amely összefüggő adatokat tartalmaz, és ezeket olyan formátumúvá kell alakítani, hogy hatékony segítséget nyújtson a döntéstámogatáshoz, illetve az eredmények gyors áttekintéséhez. A Pivot tábla hasznos kiegészítője lehet a vezetői információs rendszereknek is. Segítségével az adatok több szempont szerint összegezhetők, ezáltal a keresett információ gyorsan előállítható.
Fontos, hogy a Microsoft Office 2003-as és 2007-es verziója ezen a területen jelentősen eltér egymástól. Szerencsére a frissebb verzió több eszközt biztosít a felhasználók számára a kimutatások létrehozásában (szerk.: a 2010-es Excelben pedig több Pivottábla-újdonság is megtalálható). Cikkünkben a 2007-es verzióval készült kimutatásokat mutatjuk be részletesen.
Kaotikus adattengerek
Példánkban egy elképzelt PC-szerviz első négy hónapjának javítási adatbázisát adtuk meg kiindulási táblázatként (lásd a letölthető Excel-munkafüzet Adatok munkalapján).
A szerviz a következőképpen működik: a folyamat első lépéseként az ügyfelek behozzák a javítandó eszközt. A termék átvételkor egy szervizszámot kap, valamint ezzel a számmal egy munkalapot vesznek fel, amely tartalmazza az ügyfél és a javítandó hardver adatait. Az adatbázisban minden javítandó tétel egy sort (rekordot) foglal el. A változásokat a „Státusz” oszlopban követhetjük nyomon. A javítás folyamán a technikus árajánlatot ad az ügyfél részére, majd a megrendelést követően elvégzi a javítást és rögzíti a felhasznált munkaórákat. Az eseményekhez kapcsolódó dátumok a megfelelő oszlopokban láthatók. A javított eszközt az ügyfél elviszi, ezután a javítást kiszámlázzák, így a munkalap „Rendezve” státuszba kerül.
Miután az adatbázisunk megvan, át kell gondolnunk, hogy milyen összesítésekre lesz szükségünk, és azok szerepelnek-e az adatok között. Össze tudjuk számolni például a különböző eszköztípusok darabszámát, de az átfutási idő nem szerepel a táblázatban. Ezeket az adatokat célszerű pár képlet segítségével előre kiszámolni. Példánkban a táblázat kiegészült a beérkezés dátumából előállított hónap értékével, a beérkezés és ajánlatadás között eltelt napok számával, valamint a beérkezés és visszaadás között eltelt napok számával. A letölthető Excel-fájl mellékletében ezeket az oszlopokat a Kiegészített adatok elnevezésű munkalapon kékkel jelöltük.
