Az IT költségvetés 10 csapdája - mivel spórolhatunk?

Összeállításunkban azon elemeket gyűjtöttük össze, amelyek jellemzően feleslegesen apasztják az IT büdzséket.

1 – Nehézkes felügyelet
Kevés cég rendelkezik informatikai stratégiával, ami meglehetősen káros lehet akkor, ha a vállalkozás dinamikusan növekszik. Ezen esetben a hardver- és szoftverbeszerzések esetiek, ami együtt jár azzal, hogy idő után meglehetősen színes kép alakulhat ki az irodában a telepített szoftvereket illetően. Az eltérő operációs rendszerek és irodai programcsomagok alaposan megnehezítik a rendszerfelügyeletet, amely probléma egy huszárvágással kiküszöbölhető az infrastruktúra egységesítésével, mennyiségi licenc vásárlásával, amely a legfrissebb programverziók használatára is lehetőséget ad. Mivel utóbbi esetben havi, illetve éves díjat kell fizetni, ezért a szoftverköltségek pontosan tervezhetőek.

2 – Dobozok gyűjtése
A mennyiségi licenc a felügyelet mellett egy másik szempontból is előnyös. A hagyományos esetben egy új dolgozó érkezésével meg kell vásárolni a gépén futó szoftverek egy példányát, ami plusz munkát ró a rendszergazdára, amely mellett a dobozok rendszerezése is egy komoly logisztikai feladat. Mennyiségi licenc esetén viszont csak egy papírt kell megőrizni, amely mellett akár havonta is változtatható a bérelt licencek mennyisége (SPLA konstrukció).

3 - Feleslegesen üzemeltetett szerverek
Probléma az is, hogy a vállalkozások előszeretettel gyűjtögetik a szervereket, miközben azokat a felmérések szerint csak kismértékben használják ki. Ha ez a probléma egy szervezetnél fennáll, akkor érdemes az online szolgáltatásokat igénybe venni, amelyeknél a fix havidíj miatt tervezhetőek a költségek, nem kell azokat beszerezni, mivel kulcsrakészek, ráadásul így olyan megoldásokhoz is hozzáférhet a cég, amelyeket korábban inkább nagyvállalatoknál alkalmaztak.

4 – Kihasználatlan infrastruktúra
A virtualizációs technológiákat nem érdemes elkerülni, mivel azokkal az áramfogyasztás, a menedzsment, a licencköltségek terén jelentős költségcsökkentést lehet elérni, ráadásul alkalmazásukkal kiküszöbölhetőek a kompatibilitási problémák, valamint a rendelkezésre állás és a biztonság is magasabb szintre emelhető. Így maximálhatjuk a szerverkihasználtságot, ami csökkenti az infrastruktúra teljes bekerülési költségét.

5 - Duplikált állományok
A cégek a mindennapos üzletmenetük során általában állományokkal, dokumentumokkal dolgoznak, amelyek folyamatosan termelődnek, s így egyre nagyobb tárhelyet kell biztosítani számukra. Ez egy újabb beszerzéssel jár, amely elhalasztható akkor, ha a rendszer nem tartalmaz duplikátumokat, azaz minden dokumentum csak egyetlen példányban létezik. A cégek jelentős részét sújtó probléma a fejlett adatarchiválási és –tárolási megoldásokkal megoldható.

6 – Oktatás
Az informatika fejlődését és az újabb szoftvermegoldásokat nem feltétlenül tudja az követni, aki reggeltől estig az irodában van. A programokhoz kapcsolódó tréningek létjogosultságát ez a tényező biztosítja, amelyek között vannak jobbak és rosszabbak. Érdemes megbízható partnerhez fordulni, s olyan megoldásokat választani, amelyek tartalmazzák a felkészítést.

7 –  Olcsó hardver
Nem érdemes mértéktelenül spórolni a hardver és szoftver elemek beszerzésénél, mivel azok egyrészt hamar meghibásodhatnak, s így utólag kell megfizetnünk a pluszköltséget. Ezen felül biztonsági kockázatot is jelenthet a használatuk. Csak megbízható forráshoz forduljunk, az illegális szoftverek ugyanis jelentősen növelhetik az adatszivárgás veszélyét, amely okozta károk felbecsülhetetlenek.

8 –  Az ezermester rendszergazda
„A Pista megcsinálja majd valahogy” – gyakran hangzik el azon cégeknél, amelyek a bedolgozó rendszergazdával igyekszenek minden felmerülő problémát megoldani. Ez nem feltétlenül helyes, mivel nincs ezermester rendszeradminisztrátor, így egyes feladatoknál érdemes elgondolkodni a kiszervezésen, szakértőkre bízva a munkát.

9 – Nem kell mindent kinyomtatni
A dolgozók jellemzően szeretnek mindent a kezükbe tartani, kinyomtatva olyan dokumentumokat is, amelyekre nem lenne szükség. Az állomány prezentálására és átadására ugyanis egyszerűbb módszer is létezik, amely egy fejlett dokumentumkezelés mellett biztosítható, így a felesleges nyomtatások száműzésével komoly költségek takaríthatóak meg.

10 – Pórázon tartott dolgozók
Habár a távmunkával kapcsolatban nagy fellendülést vártak, az hazánkban mégsem vált jellemzővé, mivel a cégek vezetői szeretik szemmel tartani az alkalmazottakat. Ezt a félelmet nem egyszerű leküzdeni, talán a költségtakarékosság lehet olyan érv, ami nyomos indok lehet. Utóbbi márpedig fennáll a távmunka alkalmazásával, ráadásul a modern megoldások - például videokonferencia, csoportmunka és virtualizáció - segítségével a megfelelő informatikai támogatás is biztosítható.